Blog

Dokument w prawie cywilnym

utworzone przez | lut 9, 2021

Ten wpis jest jednym z kilku, które pojawią się na przestrzeni najbliższych tygodni, a dotyczyć będą problemów związanych z tematyką dokumentu. Postaram się w możliwie przystępnej formie odpowiedzieć na pytania takie jak – czym jest dokument w rozumieniu polskiego prawa i jak przekłada się to na sposób zawierania umów i dochodzenia swoich praw w sądzie.

 

Poziom trudności artykułu: POCZĄTKUJĄCY.

 

Ciężko wyobrazić sobie współczesny świat bez dokumentów. Ułatwiają komunikację, zapewniając trwałość informacji i pewność obrotu gospodarczego. Pozwalają na zapisanie i późniejsze odtworzenie wszelakiego rodzaju zbiorów danych, a przy obecnym poziomie rozwoju technologicznego, zakres i rozmiar zapisanych w dokumencie informacji jest w zasadzie nieograniczony.

Dokument, a raczej sposób rozumienia tego pojęcia, to również zagadnienie kluczowe w szeroko rozumianym systemie prawa cywilnego. Ze sposobem zapisu określonych informacji, zawierających np. oświadczenia, czy wolę jakiegoś podmiotu, prawo cywilne wiąże określone skutki. Przepisy nakładają również na uczestników obrotu prawnego szereg ograniczeń związanych chociażby z tym, czy określone okoliczności utrwalone zostały w taki, a nie inny sposób. W tym miejscu kluczowego znaczenia nabiera właśnie rozumienie pojęcia dokument. Czym innym bowiem będzie potoczne rozumienie istoty dokumentu, a inne znaczenie nada mu prawo cywilne, które zresztą rozumie to pojęcie na przynajmniej kilka różnych sposobów. To czym właściwie jest dokument w rozumieniu poszczególnych przepisów niesie za sobą daleko idące konsekwencje, zarówno na płaszczyźnie prawa materialnego (a więc zawierania umów, wyrażania swojej woli i składania oświadczeń wiedzy), jak i w sferze postępowania sądowego, gdzie zachowanie określonej formy złożonych oświadczeń woli i to czy zostały one utrwalone w dokumencie rozumianym w taki a nie inny sposób, niesie za sobą daleko idące skutki procesowe.

 

Czym jest dokument

 

Jak podaje Wikipedia, dokument to –

„rzeczowe świadectwo jakiegoś zjawiska sporządzone w formie właściwej dla danego miejsca i czasu”. Znajdziemy tam również rozróżnienie form jakie dokument może przyjąć– „Według sposobu sporządzenia, rozróżnia się dokumenty wizualne, w tym piśmiennicze (np. rękopisy, druki, książki, czasopisma) i niepiśmiennicze (np. fotografie, plany, mapy, dzieła sztuki), audialne (np. taśmy i płyty dźwiękowe) i audiowizualne (np. filmy). Według wzajemnych odniesień dokumenty określa się jako pierwotne (w formie, jaką nadał im twórca), wtórne, dokładnie odwzorowane (duplikat, odpis, kopia) i pochodne, zawierające informacje o dokumencie pierwotnym i jego zawartości.”

Słownik PWN podaje natomiast, że dokument to:
1. pismo urzędowe,
2. dowód stwierdzający czyjąś tożsamość,
3. materiał w postaci tekstu, fotografii lub jakikolwiek przedmiot, mający wartość dowodową lub informacyjną,
4. plik komputerowy zawierający informacje zapisane w odpowiednim formacie,
5. środ. film dokumentalny.

Na tej podstawie wydaje się, że można wyróżnić przynajmniej następujące rodzaje dokumentów:
1) dokument piśmienniczy – rozumiany jako dokument, który został powstał za pomocą pisma,
2) dokument niepiśmienniczy – np. fotografie, plany, mapy,
3) dokument urzędowy – a więc taki, który został wytworzony przez określony organ/urząd,
4) dokument audialny – np. taśmy, płyty dźwiękowe,
5) dokument elektroniczny -rozumiany jako plik komputerowy zawierający informacje zapisane w określonym formacie,
6) dokument pierwotny/oryginalny,
7) dokument wtórny – a więc kopia dokumentu oryginalnego.

Rozumienie dokumentu jako nośnika danych, czy też formy prezentacji informacji jest więc bardzo szerokie i pokrywa najróżniejsze formy jej utrwalenia – od zapisu dźwięku na płycie, aż po dokument urzędowy. Pytanie jak takie potoczne rozumienie dokumentu przekłada się na jego definicję legalną, czyli znaczenie nadane mu w przepisach prawa.

 

Dokument w kodeksie cywilnym

 

Określenie „dokument” w różnych przypadkach pojawia się w kodeksie cywilnym 92 razy, przy czym jego definicja legalna zawarta została w art. 77(3) k.c., zgodnie z którym

„Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.”

Dokumentem w rozumieniu tego przepisu będzie więc każdy nośnik, niezależnie od jego formy, o ile:
1) Zawiera informację obejmującą różnego rodzaju oświadczenia oraz
2) Pozwala na zapoznanie się z treścią tej informacji.

Takim nośnikiem może być na przykład:
1) kartka papieru,
2) dysk komputerowy,
3) urządzenie pozwalające na nagranie i odtworzenie głosu lub obrazu,
4) serwer poczty elektronicznej,
5) płyta cd-rom,
6) chmura obliczeniowa.

Informacja zapisana na nośniku może być wyrażona w dowolny sposób (obraz, pismo, dźwięk) i za pomocą jakiegokolwiek środka (np. długopis, pióro, kamera). Dokumentem nie będzie jednak nośnik, który informacji nie zawiera, jak również taki, który nie umożliwia jej późniejszego odtworzenia. Wskazuje się również, że z uwagi na konieczność umożliwienia zapoznania się z zapisaną na nośniku informacją, powinien on cechować się określoną trwałością.

Jest to podstawowa definicja dokumentu w prawie cywilnym i jako taka stanowi punkt wyjścia dla rozumienia tego pojęcia także w innych przepisach kodeksu cywilnego (w określonych przypadkach także kodeksu postępowania cywilnego), co jednak nie oznacza, że to rozumienie będzie za każdym razem takie samo. Sposób zdefiniowania dokumentu w art. 77(3) k.c. jest przy tym bardzo szeroki, co powoduje, że z dużym prawdopodobieństwem dokument w rozumieniu innych przepisów prawa będzie również tym, o którym tutaj mowa ale już nie odwrotnie.

Wspomniane wyżej oświadczenia to nie tylko oświadczenia woli (np. zobowiązanie się do określonej czynności, zapłaty w danym terminie, powstrzymania od danego zachowania) ale także oświadczenia wiedzy (np. informacja, że jakaś umowa została zawarta), a nawet oświadczenia uczuć (które jednak w sferze prawa mają najmniejsze znaczenie).

Jest to o tyle istotne, że z pojęciem dokumentu wiąże się również instytucja formy dokumentowej (będącej jedną z przewidzianych w polskim prawie form czynności prawnych), dla zachowania, której dokument rozumie się nieco inaczej, ograniczając jego definicje do nośników zawierających tylko oświadczenia woli. Tym samym dokument, który zawiera informację o tym, że jakaś umowa została zawarta ale bez jej treści – będzie dokumentem w rozumieniu art. 77(3) k.c., ale nie pozwoli na zachowanie formy dokumentowej, o której mowa w art. 77(2) k.c. Szerzej na ten temat w następnych wpisach.

 

Dokument w nauce prawa

 

„Konstytutywną cechą dokumentu jest jego intelektualna zawartość, czyli informacja jako treść obejmująca różnego rodzaju oświadczenia.”
P. Nazaruk [w:] Kodeks cywilny. Komentarz, red. J. Ciszewski, Warszawa 2019, art. 77(3).

„W celu uzyskania możliwości zapoznania się z informacją musi być dostępna metoda odtworzenia informacji z nośnika (odczytania, odsłuchania, obejrzenia, zależnie od rodzaju nośnika, środka i sposobu utrwalenia informacji) 3557 . Chodzi o techniczną możliwość zapoznania się z informacją, z uwzględnieniem treści art. 61 k.c., w którym chodzi o możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli (czego nie zapewni np. uszkodzony plik z oświadczeniem, niemożliwy do odczytu) 3558 . Funkcja dowodowa dokumentu przemawia za uznaniem możliwości odtworzenia informacji za cechę definiującą dokument 3559 , podobnie jak ustawodawca uczynił to w przepisach pozakodeksowych, w których na potrzeby określonych aktów normatywnych zdefiniował pojęcia „trwałego nośnika” 3560 i „trwałego nośnika informacji” 3561 .”
G. Stojek [w:] Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1-125), red. M. Fras, M. Habdas, Warszawa 2018, art. 77(3).

 

Dokument w orzecznictwie

 

„Wyjaśnić także należy, odnosząc się do argumentacji płatnika składek, że nawet niepodpisane wydruki pozostają dokumentem w znaczeniu powszechnej na gruncie prawa cywilnego definicji dokumentu sformułowanej w art. 773 k.p.c. Dokumentem w znaczeniu materialnego, ale i procesowego prawa cywilnego, jest każdy nośnik, który umożliwia zapoznanie się z zawartą na nim informacją (art. 773 k.c.). Wbrew temu, co podniesiono w apelacji, mogą nim być zatem również kserokopie, o ile tylko zawarta jest w nich myśl ludzka (takie znaczenie ustawowemu pojęciu „informacji” użytemu w art. 77(3) k.c. słusznie nadaje się w doktrynie; patrz: red. A. Marciniak, K. Piasecki. Kodeks postępowania cywilnego. Tom I. Komentarz. Art. 1-366. Wydanie 7. 2016 r. – art. 2431, pkt 1, Legalis; dalej: „Kometarz.K. Piasecki”). Jeżeli nadto znajduje się w nich tekst i jest możliwe ustalenie osoby, od której on pochodzi (określonej przez ustawodawcę jako „wystawcę dokumentu”; patrz: K..K. P. – art. 2431, pkt 7, to stosuje się do nich art. 2431 i nast.k.p.c. (art. 2431 k.c.).”
Wyrok SA w Szczecinie z 18.06.2019 r., III AUa 55/19, LEX nr 2706931.

„Nośnik z nagraniem audycji telewizyjnej jest dokumentem zawierającym zapis obrazu i dźwięku w rozumieniu art. 308 k.p.c. Sąd Apelacyjny podkreśla, że dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77(3) k.c.). Nośnikiem owym nie musi być przedmiot składany do akt (USB czy płyta CD), lecz może nim być także zapis na serwerze strony pozwanej, o ile – jak w niniejszej sprawie – znany jest link umożliwiający odtworzenie zapisanych na serwerze informacji.”
Wyrok SA w Warszawie z 25.10.2018 r., V ACa 1480/17, LEX nr 2620786.

 

Podsumowanie

 

Dokumentem w rozumieniu przepisu art. 77(3) k.c. będzie na przykład:

1) oryginał lub kserokopia umowy,
2) wydrukowana lub zapisana na serwerze wiadomość e-mail,
3) nagranie rozmowy telefonicznej (o możliwości przedstawiania tego dowodu w postępowaniu sądowym będzie jeden z kolejnych wpisów),
4) wydruk strony internetowej,
5) zrzut ekranu zawierający wiadomość sms,
6) zapisany na dysku komputera plik komputerowy.

Jak widać definicja dokumentu jest bardzo szeroka i pozwala na posłużenie się zróżnicowanymi nośnikami informacji, tak długo jak pozwalają na zapisanie i późniejsze odczytanie informacji w nich zawartych.

W następnym wpisie poruszę kwestię formy dokumentowej, która jest jedną z form czynności prawnych.

autor: Paweł Rasmus

Wyślij wiadomość