Czym jest forma dokumentowa i jakie wymogi należy spełnić, żeby ją zachować?

 

Dzisiejszy wpis jest drugim z serii krótkich artykułów o dokumentach w prawie cywilnym. Zrozumienie jakie konsekwencje prawo cywilne wiąże ze składaniem oświadczeń za pomocą telefonu, komunikatorów internetowych czy poczty elektronicznej, jest kluczowe dla prawidłowego zabezpieczenia swoich interesów przy zawieraniu umów i ewentualnym dochodzeniu praw w sądzie, dlatego warto omówić podstawowe kwestie z tym związane – dzisiaj forma dokumentowa jako jedna z form czynności prawnych.

 

Poziom trudności artykułu: POCZĄTKUJĄCY.

 

Definicja

 

Jak wynika z definicji zawartej w art. 77(2) kodeksu cywilnego:

„Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

 

Dokumentowa forma czynności prawnej, o której mówi  art. 77(2) k.c., jest – jak wskazuje jej nazwa – jedną z form czynności prawnych, które w najprostszym ujęciu, zdefiniować można jako zachowania osób zmierzające do wywołania jakiś skutków prawnych. Są to więc nasze działania, które będą miały konsekwencje w sferze prawa. Od tego czy czynność prawna została dokonana w określonej formie zależy, czy jest ważna i jakie skutki prawne się z nią wiążą. Bardzo często mówi się o tzw. „zwykłej formie pisemnej” czynności prawnej, czyli takiej do zachowania, której wymagane jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym oświadczenie woli. Stąd np. powszechnie używany zwrot – podpisać z kimś umowę, przy czym podpisanie umowy znaczy tutaj tyle co jej zawarcie. Trzeba bowiem pamiętać, że w bardzo wielu przypadkach do zawarcia umowy nie jest konieczne jej podpisanie (ani w ogóle zawarcie na piśmie). Dobrym przykładem są tutaj przypadki zastosowania formy dokumentowej, która obejmuje znacznie szerszy katalog zachowań, niż forma pisemna, a jej zachowanie jest co do zasady o wiele łatwiejsze.

 

W przeciwieństwie do formy pisemnej, dla zachowania formy dokumentowej nie jest konieczne złożenie własnoręcznego podpisu, a wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, o którym mówi art. 77(3) k.c. (o tym czym jest taki dokument poświęcony był poprzedni wpis na tym blogu) i w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie osoby, która je składa.

 

Co istotne, nie jest nawet wymagane, aby w takim oświadczeniu wskazane było imię i nazwisko składającego oświadczenie, a wystarczające jest, aby tożsamość  była możliwa do ustalenia z kontekstu (treści) dokumentu.

 

Potencjalne trudności dowodowe

 

Forma dokumentowa jest niewątpliwie o wiele wygodniejsza niż forma pisemna, nie wspominając o np. formie aktu notarialnego,  wiele bardziej przystaje też do dzisiejszych realiów, gdzie duża część komunikacji odbywa się poprzez komunikatory, wiadomości tekstowe, e-mail, czy rozmowy telefoniczne, a nie w formie pisemnej i przy użyciu własnoręcznych podpisów. Jednocześnie dla zachowania formy dokumentowej nie ma potrzeby korzystać z kwalifikowanych podpisów elektronicznych, które w dalszym ciągu nie są w powszechnym użyciu.

 

Taka wygoda wiąże się jednak z potencjalnymi problemami w razie konieczności powoływania się na oświadczenie woli złożone w formie dokumentowej w toku postępowania sądowego. O ile bowiem w przypadku formy pisemnej albo elektronicznej, przepisy postępowania wiążą z tym faktem domniemanie, że osoba, która je podpisała złożyła oświadczenie o określonej treści, to z uwagi na odformalizowany charakter formy dokumentowej, prawo nie wiąże z nią już takiego domniemania (o dokumencie w postępowaniu cywilnym będzie traktować jeden z kolejnych wpisów). Taka sytuacja oznacza, że w przypadku powołania się np. na oświadczenie złożone w formie wiadomości e-mail, konieczne może być udowodnienie autora tej wiadomości.

 

„W tym kontekście należy jednak mieć na względzie to, że ustawa procesowa różnicuje dokumenty sporządzone w formie pisemnej i elektronicznej oraz inne dokumenty, mieszczące się wprawdzie w definicji art. 2431 k.p.c., której jednak nie mogą być kwalifikowane jako dokumenty prywatne w świetle art. 245 k.p.c. W myśl tego przepisu dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała złożyła oświadczenie o treści w nim zawartej. Norma ta dotyczy wiec jedynie dokumentów, o których mowa w art. 78 k.c. (a więc zawierających własnoręczny podpis wystawy) i w art. 781 k.c. (a więc dokumentów w postaci elektronicznej opatrznych kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Nie dotyczy dokumentów niepodpisanych lub podpisanych w inny sposób (np. podpisem elektronicznym, nie spełniających wymaganych przez prawo cech podpisu kwalifikowanego). Innymi słowy nie obejmuje dokumentów zawierających oświadczenia w formie dokumentowej (art. 772 k.c.).”

Wyrok SA w Szczecinie z 30.12.2019 r., I ACa 672/19, LEX nr 2895399.

Podsumowanie

 

Przykłady oświadczeń woli złożonych w formie dokumentowej:

• Napisanie wiadomości e-mail zawierającej warunki umowy pożyczki,
• Napisanie wiadomości sms, z której wynikać będzie chęć spłaty pożyczonych pieniędzy,
• Wydrukowanie zawartej umowy najmu bez podpisów stron,
• Ustalenie ceny sprzedaży zegarka za pośrednictwem komunikatora Messenger,
• Nagranie rozmowy telefonicznej, z której wynikać będą warunki umowy.

 
Warunki zachowania:

• postać dokumentu, o którym mowa w art. 77(3) k.c.,
• możliwość zidentyfikowania osoby, która złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.

 
Plusy:

• Łatwość stosowania,
• Niski formalizm,

 
Minusy:

• Nie będzie wystarczająca jeśli ustawa wymaga formy pisemnej albo formy szczególnej,
• Brak domniemań dowodowych odnośnie treści oświadczenia autora dokumentu,
• Duże pole do nadużyć.

 
Kiedy jest przydatna:

• Brak możliwości zawarcia umowy w formie pisemnej,
• Ustalenie warunków umowy, z osobą, z którą pozostaje się w stałych stosunkach biznesowych,
• Kiedy ustawa wymaga jej zachowania dla czynności prawnej (umowa pożyczki powyżej 5.000 zł),
• W przypadku rozwiązania i odstąpienia od umowy, która została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej (wymóg ustawowy).

 

autor: Paweł Rasmus